List motywacyjny – jak go napisać?

Po godzinach żmudnego przeglądania ofert pracy wreszcie trafiasz na tę, która sprawia, że serce zaczyna szybciej bić. Już masz kliknąć „aplikuj”, gdy w wymaganych dokumentach zauważasz list motywacyjny. No nie… Przygotowanie CV to była męka, a teraz kolejny dokument do napisania. „Przeżytek i zbędna formalność”, „I tak nikt tego nie czyta” – jeśli tak myślisz, to może i masz rację. Jednak ignorowanie wytycznych pracodawcy to strzelenie sobie w stopę już na starcie. Potraktuj list motywacyjny jako dodatkową szansę, by wyróżnić się z tłumu kandydatów i przekonać rekrutera, że to właśnie Ciebie warto zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną. W tym artykule znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć, by dobrze ją wykorzystać. 

Co to jest list motywacyjny?  

Żeby napisać skuteczny list motywacyjny, trzeba najpierw zrozumieć, czym on właściwie jest. Bo chociaż prawie każdy spotkał się już kiedyś z tym pojęciem, to niewielu wie, po co właściwie się go pisze.   

List motywacyjny to dokument, w którym wyjaśniasz, dlaczego decydujesz się aplikować na dane stanowisko. Krótko mówiąc, reklamujesz siebie i pokazujesz wartość, jaką wniesiesz do firmy. Jest uzupełnieniem CV, w którym masz okazję rozwinąć hasłowe informacje i przekonać do siebie pracodawcę. 

List motywacyjny nie musi, a nawet nie powinien być długi. Jedna strona w zupełności wystarczy. Ale nie tylko liczba słów się tutaj liczy! Najważniejsze, by przekazać tam naprawdę istotne informacje. Dlatego zrezygnuj z wytartych formułek i niepotrzebnych zapychaczy. Liczy się konkret! 

Co warto napisać w liście motywacyjnym? 

• Wyjaśnij, dlaczego chcesz pracować akurat na tym stanowisku. 
• Uzasadnij, dlaczego warto Cię zatrudnić. 
• Udowodnij, że posiadasz wymagane w ogłoszeniu kompetencje.  
• Pokaż, że znasz firmę, a wartości, które reprezentuje, są Ci bliskie. 
• Skup się na umiejętnościach i cechach, które są szczególnie ważne dla pracodawcy.  

W liście motywacyjnym nie ma miejsca na: 

• Historię całego Twojego życia i szczegółowy przebieg drogi zawodowej.
• Rozwleczone opisy i „mądre” formułki, z których nic nie wynika.
• Powtarzanie informacji zawartych w CV.
• Litanię przymiotników i niepopartych faktami zalet.
• Wymienianie własnych korzyści z otrzymania pracy.
• Opisywanie swojej sytuacji życiowej (bo kredyt, trójka dzieci na utrzymaniu, nikt nie chce dać Ci szansy na rozwój). 

Jak wygląda list motywacyjny? 

Nawet najlepsza treść nie pomoże, gdy nie zadbamy o estetyczny wygląd i przejrzysty układ listu motywacyjnego. Weryfikacja aplikacji trwa średnio 6 sekund. To niewiele, by przykuć uwagę rekrutera. Jeśli chcesz, by przeczytał wszystkie istotne informacje, ułatw mu zadanie i przedstaw je w przystępny sposób.  

• Użyj czytelnego fontu w przyjaznym dla oka rozmiarze (np. 12). 
• Unikaj zbyt długich bloków tekstów – podziel tekst na krótkie akapity. 
• Pogrub najważniejsze fragmenty, aby wpadły w oko nawet przy pobieżnym skanowaniu tekstu. 
• Zadbaj, aby CV i list motywacyjny tworzyły spójną całość (wykorzystaj te same fonty, wielkość czcionki, odstępy i kolory). 
• Ogranicz się do jednej strony A4, ale nie staraj się upchnąć na niej jak największej ilości informacji. Trzymaj się zasady „mniej, ale lepiej”.  
• Zapisz list w formacie PDF, aby mieć pewność, że wszystkie elementy zostaną na swoim miejscu, a rekruter nie będzie miał problemów z otworzeniem pliku. 

Jak napisać list motywacyjny?

W internecie znajdziesz setki szablonów i kreatorów ułatwiających napisanie listu motywacyjnego. Wystarczy uzupełnić dane, odpowiedzieć na podstawowe pytania, 5 minut i profesjonalny list motywacyjny gotowy. Oczywiście warto przejrzeć kilka gotowych wzorów, aby się zainspirować. Jednak unikaj kopiowania! Doświadczony rekruter zna je na pamięć i w ten sposób na pewno nie powalisz go na kolana. Warto poświęcić więcej niż kilka minut, aby zaprezentować się w jak najlepszym świetle. 

Jak to zrobić?

Wejdź w buty rekrutera. Ma setki aplikacji do przejrzenia i bardzo mało czasu, aby wybrać najlepszych kandydatów. Nie ma ochoty na czytanie pomiędzy wierszami i wyławianie konkretów z morza nieistotnych informacji. Na pewno doceni, gdy dokonasz selekcji za niego i podasz mu na tacy tylko to, co naprawdę ważne.  

Skąd masz wiedzieć, co interesuje rekrutera?

Sam Ci o tym powiedział! Wystarczy, że dokładnie przeanalizujesz ogłoszenie, a dowiesz się, czego szuka Twój pracodawca. Wybierz kompetencje, które znalazły się wśród wymagań i udowodnij, że je posiadasz. Nie musisz wymieniać wszystkich, wystarczy kilka, za to popartych przykładami. Nie bój się wychodzić poza sztywne schematy. Możesz opowiedzieć historię, przedstawić ciekawe case study, pochwalić się błyskotliwym pomysłem na rozwiązanie trudnej sytuacji. Wszystkie chwyty dozwolone, byle było krótko, zwięźle i na temat.  

Jak przekonać do siebie rekrutera?

Najlepiej sprawdzi się autentyczność! Doświadczony rekruter w mig rozpozna puste przechwałki i naciągane historie. Nie ma sensu kreować się na kogoś, kim nie jesteś, bo wszystko i tak zostanie zweryfikowane na rozmowie kwalifikacyjnej i w trakcie pracy. Skup się na rzeczywistych zaletach, które możesz poprzeć faktami. 

W prosty i nienachalny sposób wyjaśnij, dlaczego interesuje Cię właśnie ta oferta pracy.

Naprawdę się na tym zastanów! Przeanalizuj stronę firmy, jej social media. Wspomnij o tych aspektach, które szczególnie do Ciebie przemówiły i w dyskretny sposób pokaż znajomość firmy. Możesz wspomnieć o swoich pasjach i aspiracjach. Ale uwaga! Nie skupiaj się tylko na sobie. Owszem, list motywacyjny to okazja, aby pracodawca lepiej Cię poznał. Jednak tym, co naprawdę go interesuje, jest wartość, jaką możesz wnieść. Pokaż mu, jak Twoje umiejętności wzmocnią zespół i przełożą się na rozwój firmy. 

Opisując doświadczenie, skup się tylko na tych aspektach, które mają znaczenie na danym stanowisku.

Wyciągnij samą esencję, bez rozwlekłych wstępów i nieistotnych szczegółów. Nie masz doświadczenia? Najnowsze trendy w rekrutacji pokazują, że pracodawcy są coraz bardziej otwarci na zatrudnianie osób bez doświadczenia, za to z chęcią uczenia się. Wykorzystaj list motywacyjny, aby wykazać się motywacją i zaangażowaniem. Na obecnym rynku pracy na znaczeniu zyskują takie aspekty, jak osobowość, zainteresowania, dopasowanie do stanowiska i zespołu. Szczególnie w przypadku juniorów! 

Co powinien zawierać list motywacyjny?  

List motywacyjny ma nieco luźniejszą formę niż CV. Masz zdecydowanie szersze pole do popisu i większą swobodę. Jednak warto trzymać się ustrukturyzowanego, ogólnie przyjętego układu. Upewnij się, że list motywacyjny posiada wszystkie niezbędne elementy. Sprawdź, czy znajdują się w odpowiednim miejscu. Czasem banalny, formalny błąd może sprawić, że list wyląduje w koszu.   

Co powinno się znaleźć w liście motywacyjnym? 

1. W prawym górnym rogu napisz nazwę miejscowości i datę. 
2. W lewym górnym rogu padaj własne dane wyrównane do lewej. W osobnych wersach wpisz:  

• imię i nazwisko, 
• adres, 
• numer telefonu, 
• adres e-mail (koniecznie profesjonalny, najlepiej zawierający jedynie imię i nazwisko). 

3. Poniżej wpisz dane adresata, wyrównując do prawej. Może to być: 

• imię i nazwisko pracodawcy albo rekrutera, 
• dział odpowiedzialny za rekrutację, 
• nazwa firmy. 

4. Nagłówek: zwrot grzecznościowy do adresata (Szanowny Panie, Szanowna Pani lub Szanowni Państwo). 

5. Wstęp: podaj źródło informacji o prowadzonej rekrutacji i stanowisko, na które aplikujesz. 

6. Rozwinięcie: uargumentuj, dlaczego sprawdzisz się na danym stanowisku, opisz zwięźle kompetencje, doświadczenie i cechy charakteru zgodne z oczekiwaniami pracodawcy i poparte przykładami. 

7. Zakończenie: wyraź gotowość do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej. 

8. Poniżej, z prawej strony napisz zwrot grzecznościowy (Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku) oraz podpis. 

9. W stopce dodaj aktualną klauzulę ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych. Jeśli taka klauzula znajduje się już w CV, nie jest wymagane jej powtarzanie, ale na pewno nie zaszkodzi. 

Jak zacząć list motywacyjny?  

„W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone w serwisie XYZ, zgłaszam swoją kandydaturę na stanowisko X” – tak zaczyna się większość listów motywacyjnych. I jest to zupełnie poprawne. Ale czy można wyłamać się z tego schematu? Pewnie! Po co? Aby już w pierwszym zdaniu przykuć uwagę rekrutera i zachęcić go do zapoznania się z resztą listu motywacyjnego. Jak to zrobić? Zaskocz rekrutera bezpośrednim pytaniem: „Dlaczego aplikuję na stanowisko X w Państwa firmie?”, a potem od razu przedstaw najmocniejszy argument. 

Pamiętaj jednak, aby dostosować język i ton listu motywacyjnego do pracodawcy i stanowiska. Aplikując do agencji reklamowej, możesz pozwolić sobie na większą swobodę i wykazanie się pomysłowością i kreatywnością. Ubiegając się na stanowisko w sektorze finansowym, zachowaj bardziej stonowany styl, kładąc nacisk na profesjonalizm i rzeczowe argumenty. 

Jak zakończyć list motywacyjny? 

Również w zakończeniu listu można pokusić się o więcej, niż wyrażenie nadziei na udział w rozmowie kwalifikacyjnej. To, co rekruter przeczyta na samym końcu, prawdopodobnie zostanie w jego pamięci. Dobrze jest tu powtórzyć Twoją najmocniejszą zaletę lub jeszcze raz podkreślić korzyść, jaką odniesie pracodawca, zatrudniając właśnie Ciebie.

Zostaw rekrutera z myślą, która sprawi, że natychmiast sięgnie po telefon i wybierze Twój numer. Na koniec upewnij się, że w tekście nie ma błędów i literówek. Najlepiej poproś kogoś bliskiego, aby przeczytał Twój list motywacyjny. Jeśli nie masz takiej możliwości, odłóż tekst i po kilku godzinach spójrz na niego świeżym okiem. Możesz też posiłkować się narzędziami, które pomogą Ci wyeliminować błędy, jak LanguageTool czy ortograf.pl.

Czy warto pisać list motywacyjny? 

Badania pokazują, że list motywacyjny traci na znaczeniu. Tylko 26% rekruterów przywiązuje do niego wagę. Pewnie jeszcze mniejszy odsetek naprawdę go czyta. Czy warto więc poświęcać czas i energię na jego pisanie? Mamy nadzieję, że po lekturze tego artykułu nie masz już wątpliwości. Jeśli pracodawca wyraźnie prosi o list motywacyjny, a Ty mu go nie dostarczysz, na pewno zaświeci mu się czerwona lampka. A jeśli już go piszesz, naprawdę się przyłóż. Pójście na łatwiznę może skreślić Twoją kandydaturę. Stworzenie spersonalizowanego i skutecznego listu motywacyjnego wymaga trochę pracy, ale gra toczy się o wysoką stawkę. To Twoje „być albo nie być” w kolejnych etapach rekrutacji. Powodzenia!