Jak planować czas?

Czy wiesz, że jednym z najczęstszych powodów braku efektywności jest brak świadomości na temat tego, jak planować czas? Z tym wiąże się często nadmierne planowanie. O planowaniu pisałem już trochę wcześniej, przy okazji wpisu „Planowanie czasu – dlaczego jest ważne?”. Jeśli Ci umknął, możesz teraz do niego wrócić, ponieważ ten wpis jest jego kontynuacją.

Czasem czytamy książki na temat planowania czasu, a napisano już ich tysiące i przeprowadzono wiele szkoleń na temat tego, jak zarządzać czasem. Możemy znaleźć tysiące filmów na YouTubie i innych materiałów w różnych mediach społecznościowych dotyczących planowania. Natomiast mało kto zdaje sobie sprawę z tego, że przez nadmierne planowanie możemy osiągnąć odwrotny skutek do tego, który chcieliśmy osiągnąć. Staniemy się jeszcze mniej produktywni. Ale to nie wszystko, co należy brać pod uwagę, zarządzając sobą w czasie.

Typ osobowości a sposób planowania czasu

Mówi się o tym, że w zależności od tego, jaką mamy osobowość, powinniśmy planować tylko określoną ilość czasu – procentowo. Przykładowo, osoby, które nie lubią zmian i spontaniczności oraz są bardzo zorganizowane, powinny planować około 70, maksymalnie 80 procent swojego czasu. Z kolei osoby, które łatwo zmieniają swoje plany i mają dużo pomysłów, powinny planować nie więcej niż 50 procent swojego czasu. 

Dlaczego? Wyobraź sobie kogoś, kto nie przepada za zmianami, zwłaszcza nagłymi i niezapowiedzianymi, a dodatkowo raczej nie należy do zbyt spontanicznych osób. Z tego powodu właśnie dużo łatwiej jest mu organizować swój dzień, kiedy jego większość jest zaplanowana i przemyślana z wyprzedzeniem. Osoby, które mają w naturze generowanie miliona pomysłów na siebie i swój dzień, mogą mieć skłonności do zmiany swoich planów nawet w ostatniej chwili, są też dużo bardziej spontaniczne. Stąd zaplanowany w większości dzień mógłby dawać im poczucie ograniczenia, a jednocześnie komplikować życie, zważywszy na ich osobowość.

Niezależnie od osobowości, pozostały czas, który nie jest przez nas zaplanowany, możemy przeznaczyć na zdarzenia, które są spontaniczne i przypadkowe. Na chwilę relaksu, chwilę kreatywności czy nagłą sytuację awaryjną, której nie mogliśmy przewidzieć, a która zaburzyłaby cały nasz dzień, gdybyśmy zaplanowali go od początku do końca, co do minuty. Dobrze jest znać swoją osobowość i swoje motywatory, by świadomie wykorzystywać je w codziennym życiu.

Jak planować czas prawidłowo?

Załóżmy, że śpisz od 22:00 do 6:00. Na sen poświęcasz więc osiem godzin, a pozostała część doby to szesnaście godzin. Być może myślisz teraz, że zaplanować trzeba 60 procent, a 40 nie. Albo 50 zaplanować, a 50 pozostawić przypadkowi. To nie do końca tak działa. Wyobraź sobie, że podejmujesz wyzwanie, że przeczytasz w ciągu roku 52 książki, czyli każdą książkę czytać będziesz tydzień. Jak to zrobić, żeby przeczytać w ciągu roku te 52 pozycje, czyli jedną tygodniowo? Nie zdajemy sobie sprawy z tego, że jeżeli nie zaplanujemy odpowiednio tego wyzwania, to będzie nam bardzo trudno je zrealizować.

Jak to zrobić? Po pierwsze, książki mają różną liczbę stron. Na szczęście moje polecane książki nie należą do cegieł, ale załóżmy, że taką wybierzesz. Aby dobrze sobie zaplanować tydzień z tą książką, sprawdź najpierw, jak szybko czytasz. Otwórz wybraną stronę z tej książki, włącz stoper i zacznij czytać – ale ze zrozumieniem! 

Dla ułatwienia, powiedzmy, że Twoja książka ma 400 stron, a Ty jedną stronę czytasz minutę. To oznacza, że jeżeli będziesz chciał ją przeczytać całą, to zajmie Ci to 400 minut. Tydzień ma siedem dni, a więc wyjdzie około 55 stron dziennie, czyli 55 minut każdego dnia. 

Dobra wiadomość jest taka, że niektóre książki są zdecydowanie krótsze. Mam dla Ciebie kilka takich propozycji, od których warto zacząć swoją przygodę z rozwojem osobistym. Możesz je sprawdzić, przechodząc do wpisu „Książki o rozwoju osobistym”. Oczywiście, możesz też uznać, że nie będziesz czytał stustronicowej książki przez tydzień i zrobisz to szybciej, dzięki czemu jeszcze w tym samym tygodniu rozpoczniesz kolejną książkę. Czy to ma jakieś znaczenie? Tylko dla Twojej wygody. Jeśli będziesz się trzymał planu – zrealizujesz swoje wyzwanie. 

Jak planować czas skutecznie?

Pewnie czekasz, aż podpowiem Ci, od czego zacząć. Polecam na początek zidentyfikowanie swojego problemu. Einstein powiedział, że niektóre problemy da się rozwiązać tylko na poziomie wyższym, niż ten, na którym te problemy powstały. Czasem problem leży w naszej energii. Chcemy czegoś, ale tego nie robimy. Nawet jeżeli świadomie chcemy, to nie jesteśmy w stanie. Może też być tak, że nie planujesz wszystkich obszarów albo planujesz, ale ich nie realizujesz. Być może ogarnia Cię strefa komfortu i chcesz robić tylko to, co jest dla Ciebie przyjemne. A może jesteś osobą, która zaczyna dużo rzeczy i później nie potrafi żadnej skończyć? Poszukaj tego, co Cię blokuje.

Jak już zidentyfikujesz swój problem, to zacznij pisać. To jest najprostsza rzecz, którą można zacząć robić. Dotyczy to wszystkich przypadków, wyzwań czy problemów. Trzeba zacząć pisać. Pisać to, co jest dla Ciebie ważne. 

Dlaczego to pisanie jest tak ważne? Często wpadamy w pułapkę przyjemności lub pilności. Nie robisz rzeczy ważnych, tylko rzeczy, które są pilne albo fajne, albo i pilne, i fajne. Natomiast umykają Ci prawdopodobnie rzeczy najważniejsze, a taką najważniejszą rzeczą jest poświęcenie czasu i przeznaczenie go na planowanie i podejmowanie decyzji. Pewnie zdarzyło Ci się, że wpadł Ci do głowy jakiś pomysł i wydawał Ci się naprawdę interesujący i wartościowy, ale po chwili ślad po nim zaginął. Aby uniknąć takich sytuacji, zacznij spisywać to, co ma w Twoim życiu być, czego potrzebujesz, co chcesz zrobić, jakim chcesz być człowiekiem, jakie chcesz zdobyć jeszcze umiejętności i kompetencje. 

Ile swojego dnia tak naprawdę organizujemy?

Wróćmy jeszcze do tych 50 i 70 procent. Załóżmy, że o 6:30 przystępujesz do czytania książki. Zaplanowałeś na to 40 minut. Pamiętaj – planujesz w proporcji ⅓ i ⅔, to znaczy ⅔ czasu planujesz, ⅓ jest na spontaniczne, nieoczekiwane zdarzenia. W ten sposób, planując 40 minut czytania, trzeba przeznaczyć na tę czynność dokładnie jedną godzinę. Planując godzinę czytania, trzeba przewidzieć półtorej godziny. W ten sposób przewidujesz więcej czasu na tę czynność i masz pewien zapas.

Dlaczego? Może się okazać, że książka Cię wciągnie. Może się okazać, że zechcesz zrobić od razu notatki do tego. Być może okaże się, że będzie Ci potrzebna chwila przerwy w trakcie. Nigdy nie wiadomo!

Dlaczego warto planować czas z zapasem?

Czy domyślasz się już, co daje planowanie z zapasem czasu? Jeśli z jakiegoś powodu nastąpią opóźnienia – zapas czasu pozwoli Ci zachować spokój i kontrolę. Z kolei jeśli skończysz szybciej – pozostanie Ci czas na inne rzeczy, zaplanowane na ten dzień lub które masz gdzieś na swojej liście “do zrobienia”, ale oczekują na dobry moment. Być może właśnie ten zapas to świetna okazja, by go wykorzystać i zrobić coś, co było zaplanowane na później, a co zmieści się w tym przedziale czasowym.

Jeżeli będziesz przeplanowywać swój czas, czyli planować go bardzo dokładnie, to nie będzie w nim miejsca na spontaniczne wydarzenia, na przypadki i wypadki, a Twoja efektywność tylko na tym straci. Pamiętaj, że naprawdę wiele zależy od Twojej osobowości – jak pracujesz, jak planujesz, w jaki sposób myślisz, jaką masz hierarchię wartości, jak budujesz relacje, zarządzasz swoimi finansami i wiele wiele innych. Im lepiej poznasz siebie, tym łatwiej będzie Ci zmieniać swoje życie na lepsze!

Zalety planowania swojego czasu

Do zalet organizowania swojego czasu z pewnością można zaliczyć jego oszczędność. Wchodząc w swoje dni, tygodnie czy miesiące bez planu, finalnie tracimy trochę czasu. Poświęcamy go na chaotycznie podejmowane procesy decyzyjne, które dzieją się spontanicznie i są wynikiem braku organizacji. 

Kolejną zaletą zarządzania sobą w czasie jest świadomość, co i kiedy robimy i dlaczego akurat wtedy. Plan pozwala nam w każdej chwili przypomnieć sobie, jak organizujemy swoje obowiązki, cele i inne zadania, a więc nasze priorytety. Dodatkowo, w razie nieprzewidzianych zmian, możemy w łatwy sposób przenieść jedno wydarzenie w miejsce drugiego. Wszystko dzięki temu, że wiemy, ile czasu chcieliśmy na nie poświęcić. 

Planowanie czasu to coś, co może robić każdy z nas, bez względu na to, jakim typem osobowości jest. Różnica będzie polegała zazwyczaj na szczegółowości planu, dokładności i liczbie zaplanowanych rzeczy w ciągu dnia oraz „na zapas”. Dla wielu z nas idealną porą na planowanie jest poranek, ale o tym już w kolejnym wpisie z tej serii. Jeśli chcesz, możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji z doradcą rozwoju osobistego, który wesprze Cię w Twoim procesie i identyfikowaniu, a następnie pokonywaniu trudności, które nie pozwalają Ci dziś skutecznie działać. Spróbuj! Tymczasem życzę Ci udanego planowania i zachęcam do zajrzenia do kolejnego wpisu z serii o planowaniu i czasie: „Efektywne planowanie czasu – kiedy planować czas?”!